Как оформляется и о директора муп. Оформление реквизита «Подпись» в отсутствие должностного лица
В предыдущих статьях на нашем сайте мы как-то говорили о правовом статусе руководителя и главного бухгалтера организации. Но руководители и главные бухгалтеры компании – тоже люди: могут уйти в отпуск, заболеть, уволиться, в конце концов. При этом юридическое лицо должно продолжать функционировать в обычном режиме – надо подписывать документы с контрагентами, принимать и увольнять работников и т.д. Ведь если договор с клиентом будет заключен лицом, не имеющим законных полномочий, или такое лицо уволит работника – жди неприятностей.
Да, частенько документы подписываются просто «и. о. генерального директора» или по аналогии «и.о. главного бухгалтера» Но это в корне неверно, в том числе и в случае с главбухом – что на такую подпись скажет налоговый инспектор при сдаче отчетности?
Общие правила исполнения обязанностей отсутствующего работника
В соответствии со статьей 60.2 ТК РФ исполнение обязанностей временно отсутствующего работника может быть возложено на другого сотрудника без освобождения от работы, определенной его трудовым договором.
Для этого работнику поручается выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. Важно подчеркнуть, что за выполнение дополнительной работы сотруднику должна начисляться доплата с учетом содержания и объема работы. Дополнительные обязанности можно возложить на сотрудника только с его письменного согласия, работник может отказаться от них. Такая дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей), а если дополнительная работа предусматривается по такой же профессии (должности), то можно просто расширить зоны обслуживания или увеличить объем работ.
Для исполнения обязанностей отсутствующего работника заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором необходимо четко указать должностные обязанности, исполнять которые поручается работнику. В соглашении необходимо также оговорить срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу. Если работник не согласен с такими условиями, он имеет полное право на отказ.
Тем не менее, срок может быть изменен в любой момент – как работником, так и работодателем – достаточно предупредить об этом другую сторону в письменной форме не позднее, чем за три рабочих дня.
Отметим, что подобное назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается за исключением приема на работу руководителя организации. Это исключение вполне логично – как мы уже заметили, кто-то должен организацию представлять. Утверждается исполняющий обязанности руководителя вышестоящим органом управления – например, собранием учредителей ООО.
Если вышестоящий орган управления в соответствии с уставом организации назначает и иных работников (заместителей руководителя, главного бухгалтера и т.д.), то они могут исполнять обязанности по вакантной должности не более месяца, в течение которого руководитель должен представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность, а этот орган рассмотреть вопрос и сообщить руководителю о результатах. Данное правило установлено еще Разъяснениями Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39 от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства» (далее – Разъяснение).
Пример 1. Я работал главным специалистом отдела. После того как уволился начальник отдела мне предложили стать начальником. Я отказывался, но директор все равно издал приказ. Я быть начальником не хочу. Сколько времени может так продолжаться, и могу ли я отказаться от исполнения обязанностей начальника отдела?
Во-первых, одного приказа руководителя организации недостаточно – с вами должны были заключить допсоглашение к трудовому договору. Если бы вы подписали допсоглашение – то там бы срок и согласовывали, причем ваше мнение должно было быть учтено.
Во-вторых, вы в любой момент можете от исполнения обязанностей отказаться, предупредив об этом руководство в письменном виде за три дня.
Пример 2. У меня такая ситуация: увольняется генеральный директор. Мне учредители говорят, чтобы я писала заявление на его должность с сохранением моих обязанностей (я – начальник отдела). Но при этом собираются доплачивать лишь 50%. Могут ли меня заставить написать такое заявление и почему доплачивать лишь 50%, если у меня две должности.
Заставить вас исполнять чьи-то чужие обязанности вас никто не может – всегда можете отказаться. Тем более никакого заявления вам писать не надо – учредители должны сами вынести решение о вашем назначении (как постоянном, так и временном) и вам его предложить, если вы согласитесь подписать допсоглашение об исполнении обязанностей директора. Что касается размера зарплаты, то он в этом соглашении и устанавливается. Причем опять же с вашего согласия.
Исполнение обязанностей в ином порядке
Если нет работника, который может исполнять и свои, и чужие обязанности, то вопрос решается с помощью перевода сотрудника – в том числе и временного – на срок до одного года либо бессрочно (статья 72.2 ТК РФ). При таком варианте этот сотрудник освобождается от выполнения своих трудовых обязанностей по старой должности.
Если, допустим, в одном структурном подразделении работников больше или загрузка меньше, чем в другом, то сотрудника для замены другого можно просто переместить на аналогичное рабочее место в порядке статьи 72.1 ТК РФ.
Еще один вариант – заключение срочного трудового договора для исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы. Можно заключить и отдельный бессрочный договор (внутреннее совместительство), учитывая ограничения, предусмотренные ТК РФ.
Оформление исполнения обязанностей
Мы начали разговор с того, что указывать в документах подписи вроде «и. о. генерального директора» нельзя. Однако в соответствии с пунктом 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации» в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
При этом такая должность как «исполняющий обязанности кого-либо» законодательством не предусмотрена, поэтому работник, на которого возложено исполнение обязанностей руководителя, подписывая документ, указывает ту должность, которую он фактически занимает по штатному расписанию.
Сразу возникает вопрос, каким образом, приказ об увольнении или какой-то иной документ может подписывать, скажем, начальник юридического отдела? Но оформление исполнения обязанностей должно быть полноценным – с изданием приказа, дополнительного соглашения, выдачей доверенности от лица организации. Эти документы и будут подтверждать его полномочия на подписание документов.
Тут стоит подчеркнуть, что эти полномочия должны быть изложены в документах очень четко – если они не указаны, то, следовательно, они не переданы. Взять то же увольнение работников: не прописано в доверенности такого права у исполняющего обязанности – значит, он этого права не имеет.
Заключать дополнительное соглашение необязательно в том случае, если исполнение обязанностей руководителя предусмотрено в должностной инструкции работника, поскольку она является локальным нормативным правовым актом, определяющий функции (обязанности), права и ответственность работника, занимающего определенную должность. Например, в должностной инструкции заместителя руководителя указано, что в случае отсутствия самого руководителя он исполняет его обязанности. Необходимо точно указать и ситуации, когда необходимо исполнение обязанностей: отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.
Тем не менее, передаваемые полномочия опять же должны быть прописаны четко, в приказе по предприятию должен фиксироваться факт отсутствия руководителя, размер дополнительной платы за исполнение обязанностей и срок этого исполнения. Про доверенность тоже не надо забывать – в некоторых ситуациях она может пригодиться, особенно в случае, если порядок замещения руководителя не прописан в уставе юридического лица. А вот если об исполнении обязанностей в должностной инструкции ничего нет или в ней указаны не все полномочия, которые следует передать, то допсоглашение необходимо. Запись в трудовую книжку делается только при постоянном переводе работника либо заключении отдельного трудового договора (срочного или бессрочного), в остальных случаях факт исполнения обязанностей в трудовой книжке не отражается.
Пример 3. Подскажите, пожалуйста, если руководитель организации на время своей командировки возлагает на меня исполнение своих обязанностей, могу ли я потребовать внести соответствующую запись в трудовую книжку? И могу ли я отказаться от их выполнения, до внесения этой записи?
Нет, при временном исполнении обязанностей запись в трудовую книжку не вносится, если с вами не заключается отдельный трудовой договор (внутреннее совместительство). А отказаться от выполнения обязанностей вы можете в любом случае.
Пример 4. Как назначить исполняющего обязанности директора, если директор неожиданно заболел и не может издать приказ о назначении исполняющего обязанности?
В данном случае вопрос назначения исполняющего обязанности директора компании должен решаться учредителями компании. Если участник один – он сам назначит исполняющего обязанности директора на период временной нетрудоспособности последнего. Если же участников в обществе больше, то решение данного вопроса может затянуться, ведь необходимо провести внеочередное собрание участников.
29.03.2018, 10:51
Если основной работник отсутствует в течение длительного периода времени из-за отпуска, болезни, продолжительной командировки и других причин, на его позицию назначается временно исполняющий обязанности (сокращение – врио). Решение об объемах его деятельности, доплате за выполняемые функции, графике и других нюансах занятости принимается фирмой-работодателем и обязательно согласовывается со специалистом.
Как оформить на назначение врио?
Если специалист отсутствует по уважительным причинам на рабочем месте, а его участок не может простаивать, руководство принимает решение о поручении функционала другому сотруднику компании. Его можно реализовать в следующих формах:
Внутреннее совмещение
Назначение временно исполняющего обязанности происходит путем составления допсоглашения к трудовому договору штатного сотрудника фирмы. Стороны заблаговременно обговаривают поручаемый функционал и размер доплаты за него. Особенность совмещения в том, что врио выполняет порученные обязанности в течение рабочего времени, т.е. одновременно с «собственными» задачами.
Внутреннее совместительство
Лицу, временно исполняющему обязанности руководителя или иного штатного сотрудника, получают набор задач за дополнительную плату, которые он выполняет в свободное от основной работы время, например, оставаясь по вечерам, являясь на службу по выходным и т.д. Со специалистом составляется отдельный срочный трудовой договор, содержащий условия сотрудничества с ним как с врио.
Временный перевод
Этот метод применяется, если известно, что работник будет отсутствовать длительное время. Лицо, временно исполняющее обязанности, переводят на «опустевшую» позицию, его полностью освобождают от выполнения собственного функционала. Сотрудник на 100% переключается на решение задач, присущих новой должности. Такие взаимоотношения сторон оформляются допсоглашением, заключаемым к действующему трудовому контакту.
Чем отличаются понятия «ио» и «врио»?
Известно, что сокращенно временно исполняющий обязанности пишется как «врио». Однако в официальных документах часто встречается другая аббревиатура – «ио». Равнозначны ли они?
С точки зрения третьей стороны и врио, и ио означают лицо, замещающее отсутсвующего руководителя или иного сотрудника. Оно полномочно принимать решения и подписывать бумаги вместо него.
Разница заключается в особенностях назначения того или иного сотрудника. Временно исполняющий обязанности директора действует, если руководитель продолжает трудиться в организации, но физически отсутствует на службе при причине отъезда, продолжительной болезни, отпуска и т.д. Со специалистом подписывают допсоглашение, принимают кадровый приказ, подтверждающий его право подписывать финансовые документы и иные бумаги.
Если директор покинул организацию по собственной инициативе или по воле работодателя, использовать понятие «временно исполняющий обязанности начальника» некорректно. Применяется другая аббревиатура – «ио». Она означает, что место руководителя вакантно, на него подбирают претендента, но на время поисков на освободившийся пост назначили имеющегося в штате специалиста. С ним также заключают допсоглашение, издают приказ.
Какие права имеет врио?
Лицо, назначенное на должность временно исполняющего обязанности, выполняет функционал аналогичный тому, что был возложен на основного работника. Перечень его задач и правомочий формулируется в кадровом документе, опосредующем взаимодействия сторон: дополнительном соглашении или новом трудовом контракте.
ВАЖНО
Если специалиста делают врио отсутствующего материально ответственного сотрудника, с ним тоже подписывают соглашение о полной материальной ответственности.
Основные права временно исполняющего обязанности обязательно фиксируются документально. Сотрудник перед подписанием договора или «допника» анализирует условия, предлагаемые ему руководством, и принимает решение: согласиться или отказаться. Закон не оставляет начальству права принять решение о совмещении или переводе без его письменного акцепта.
Руководство вправе назначить временно исполняющим обязанности выбранного специалиста на любой удобный срок. Например, если директор ушла в отпуск по уходу за ребенком, врио будет действовать от 1,5 до 3-х лет. Законодательство устанавливает единственное правило: как только начальница вернется, заместитель будет обязан уступить ей место.
ВАЖНО
Длительный срок действия врио – существенная кадровая проблема. Руководству следует проявить дальновидность и решить, не лучше ли нанять на этот период нового специалиста по срочному договору.
Среди кадровиков часто задается вопрос, может ли временно исполняющий обязанности отказаться от замещения? ТК РФ оставляет ему право сделать это в удобное время. Например, если исполнение новых обязанностей оформлено как совмещение, ему достаточно письменно предупредить начальство за три дня.
Практика показывает, что оформление и деятельность врио – причина множества вопросов, неясностей и конфликтов между сотрудниками и начальством. Чтобы избежать их, нужно взвесить все «за» и «против», связанные с работой временно исполняющего обязанности генерального директора.
В обычном порядке в оформлении реквизита «Подпись» нет совершенно ничего сложного - указания п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 весьма просты. Лицо, которое имеет полномочия подписывать данный документ:
- сначала указывает свою должность (от границы левого поля),
- ставит личный росчерк,
- затем - его расшифровку в виде инициалов и фамилии.
Если подписывается документ, изготовленный на бланке организации, то должность в подписи указывается кратко (без повторения в ней наименования организации, которое уже фигурирует вверху на бланке) - см. Пример 1. Если же подписывается иным способом изготовленный документ, то в должности необходимо указать наименование организации - см. Пример 2.
Пример 1
Свернуть Показать
Пример 2
Свернуть Показать
А если подписант временно отсутствует?
Вот что говорят методические документы относительно нашей темы - подписания документов в отсутствие должностного лица:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующим направлением деятельности.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Из двух приведенных фрагментов можно сделать следующие выводы:
Варианты оформления замещения руководителя
Редкий директор покинет вверенную ему организацию или подразделение, не оставив заместителя. Но передать ему полномочия можно по-разному. Более того, в отсутствие основного лица его функции можно распределить по нескольким людям.
От способа передачи полномочий зависит способ оформления подписи дублера. Поэтому нужно понимать, какие есть варианты и чем они отличаются.
При штатном замещении в трудовом договоре или должностной инструкции работника прописано, что в отсутствие руководителя именно он возьмет на себя его обязанности. «Замена на поле» происходит автоматически: утром выясняется, что директору пришлось срочно отбыть в командировку, - и все вопросы сразу же переходят в ведение штатного заместителя.
Для оформления штатного замещения пунктов в трудовом договоре и / или должностной инструкции недостаточно. Необходимы , а также доверенность , выданная этому работнику директором, с перечислением тех полномочий, которые передаются заместителю. Например, директор может разрешить заму заключать сделки ценой только до определенной суммы или запретить принимать людей на работу. Все эти нюансы прописываются в доверенности. И приказ, и доверенность издаются единожды.
На время отсутствия руководителя может быть оформлен временный перевод на его должность другого работника. Перевод оформляется в соответствии со статьей 72.2 Трудового кодекса РФ. Стороны заключают письменное соглашение , и на срок до 1 года или до того дня, когда выйдет отсутствующий руководитель, за которым на время отсутствия сохраняется его рабочее место, должность занимает другой работник. Кроме соглашения, оформляется приказ о временном переводе и доверенность .
С точки зрения трудового права это будет корректно. Но в случае временного перевода именно на должность единоличного исполнительного органа компании (которым обычно является генеральный директор) могут возникнуть дополнительные сложности. Во-первых, смена директора (пусть и кратковременная) обычно находится в компетенции владельцев бизнеса (участников или акционеров) либо совета директоров. Во-вторых, сведения о смене руководителя необходимо подавать в налоговый орган для внесения в ЕГРЮЛ. Поэтому целесообразно все-таки оформлять не временный перевод, а воспользоваться иными вариантами.
Пожалуй, самый распространенный сейчас вариант оформления замещения - это совмещение должностей в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ. Заместителю поручается, с его согласия, наряду с основной работой взять на себя дополнительную работу по другой должности за отдельную плату.
При совмещении может быть оформлен как приказ «О возложении обязанностей», так и приказ «Об исполнении обязанностей», что существенно повлияет на оформление реквизита «Подпись».
Юридическую силу документу придает подпись именно уполномоченного лица, а не любого работника этой организации. Потому-то и важно грамотно уполномочить дублера. Это делается разными документами. Поясним назначение каждого из них:
- в трудовом договоре либо ином письменном соглашении между работником и работодателем отражается состав обязанностей и прав сотрудника. Если он будет плохо их выполнять, то появляется основание для его ответственности за это. Часто в трудовом договоре не перечисляют детально все обязанности и полномочия, а ссылаются на должностную инструкцию. Документы, регулирующие трудовые отношения (между работником и работодателем), потребуется оформить для штатного замещения и временного перевода;
- приказ:
- оформляет делегирование конкретных полномочий / обязанностей конкретному лицу на определенное время и на определенных условиях;
- это внутренний документ, который извещает сотрудников родной организации о том, что произошла замена.
- доверенность нужна для официального информирования сторонних для организации лиц о составе и сроке полномочий дублера. Если ему предстоит такое взаимодействие (подписывать договоры и другие документы для направления во внешнюю среду, представлять организацию в отношениях с налоговыми и судебными органами и т.п.), то доверенность обязательна! Без нее сторонние лица будут считать дублера не уполномоченным представлять интересы организации.
При оформлении на документе подписи дублера будьте готовы предоставить его получателю копии документов, доказывающих компетенцию подписавшего лица. В ряде случаев можно не дожидаться просьбы и сразу приложить, например, доверенность (так часто поступают при оформлении договоров).
Несомненно, из всех перечисленных способов замещения отсутствующего руководителя оптимальным вариантом является штатное замещение. Истории известны случаи, когда внезапно попавший в больницу директор в течение нескольких дней физически не мог назначить заместителя, так как сначала лежал на операционном столе, а затем в реанимации. Штатный заместитель в таких редких, но крайне неприятных ситуациях включается автоматически. И если для менеджеров среднего звена это не так актуально, то «топам» лучше подстраховаться.
Нюансы оформления замещения - это зона ответственности отдела кадров. А вам потребуется:
- выяснить точно, какой способ замещения выбран;
- раздобыть копию приказа;
- если у дублера есть доверенность, то взять и ее копию.
Тогда вы сможете:
- понять, какие документы имеет право подписывать дублер, а какие станут дожидаться отсутствующего директора. Любой здравомыслящий заместитель сам тщательно следит за тем, чтобы не подписать ничего лишнего, но и он может «проглядеть» что-то важное;
- правильно оформить его подпись на документе;
- подтвердить его полномочия для всех заинтересованных лиц.
Так как же оформить подпись?..
Мы уже выяснили, что никаких косых черт и приписок «за» в реквизите быть не должно. Теперь рассмотрим остальные варианты.
Буквы «и.о.» или «вр. и.о.» вносятся в реквизит только в том случае, если в приказе есть фраза «назначить исполняющим обязанности» или соответственно «назначить временно исполняющим обязанности». Тогда реквизит оформляется так:
Пример 3
Свернуть Показать
Пример 4
Свернуть Показать
Если же в документе стоит формулировка «возложить обязанности», то подпись дублера за отсутствующего руководителя должна быть оформлена как в Примере 5. Ведь в данном случае дублер остается на своей должности, дополнительно принимая на себя обязанности руководителя - это временное совмещение .
Пример 5
Свернуть Показать
Но через несколько лет (а то и раньше) может возникнуть казус: какой-то вид документа должен подписывать генеральный директор Рокотов, но на нем порой встречаются то подпись финдиректора Соколова, то главбуха Комарова, у которых в должностных обязанностях подобное не прописано. Чтобы быстрее «найти концы», на важных документах к минимальному составу подписи можно добавлять объяснение нестандартной личности подписанта (тогда сразу видно, кто кого заменяет и на основании чего):
Пример 6
Свернуть Показать
В скобках можно указать реквизиты как приказа, так и доверенности. Хотя обычно на внутренних документах, которые не представляют интереса для сторонних лиц, достаточно данных приказа. И наоборот, если документ участвует во взаимоотношениях организации во внешней среде, обычно указывают в скобках только доверенность.
Если замещение было осуществлено путем временного перевода , то должность гендиректора временно занимает дублер (т.е. у Соколова должность меняется), тогда подпись будет оформлена следующим образом:
Пример 7
Свернуть Показать
При штатном заместительстве полномочия по подписанию документа за гендиректора прописаны в трудовом договоре или должностной инструкции, потому они являются для дублера «родными». В подписи указывается его обычная должность:
Пример 8
Свернуть Показать
Пример 9
Свернуть Показать
Обратите внимание: в Примерах 1-9 должность указывается разная, но личный росчерк всегда соответствует его расшифровке в виде Ф.И.О.
Как видите, вариантов оформления подписи заместителя несколько. Не даст запутаться в них четкое понимание способа замещения отсутствующего руководителя.
...и гриф утверждения?
Аналогичная логика будет применяться и к реквизиту «Гриф утверждения»: дублер сможет утвердить документ, только если наделен соответствующими полномочиями. А какую должность указать в грифе утверждения в каждом из возможных случаев, вы теперь знаете. Впрочем, на практике, если документ, который нужно утвердить, может «потерпеть» до возвращения директора на работу, то принимается решение так и сделать. Объяснение простое: если в будущем понадобится использовать этот документ в качестве доказательства в суде или предоставлять его в контролирующие органы, одновременно придется доказывать, что утверждение совершено по правилам, и человек, расписавшийся в грифе, имел право это делать. Потому временные заместители утверждают только действительно неотложные проекты документов.
Можно ли использовать факсимиле?
Казалось бы, элементарный выход из ситуации. Директор будет через неделю, зато штамп с его подписью преспокойно лежит в сейфе помощника и доступен круглосуточно. Почему бы им не воспользоваться?
Если речь идет о подписании поздравительной открытки, приглашения на бизнес-ланч или почетной грамоты, то да - факсимиле воспользоваться можно. В отношении всех остальных, более важных документов, которые способны повлечь за собой экономические и правовые последствия, нужно помнить о ст. 160 ГК РФ:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункт 2 статьи 160 «Письменная форма сделки» Гражданского кодекса РФ
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
«Закон» такой порядок все еще не «предусмотрел», потому нужно специально договариваться с контрагентом об использовании факсимиле на документах, фиксирующих ваши отношения, и оформить это соглашение письменно. Иначе никакие клятвы и заверения, что директор лично по телефону распорядился поставить факсимиле на документе, не помогут. Только письменное соглашение - в виде краткого пункта или подробного описания в договоре (см. Примеры 10 и 11) либо в виде отдельного документа.
В отношении внутренних документов нужно заглянуть в положение о факсимиле, действующее в организации. А о штампе-факсимиле на кадровых документах даже речи не идет (здесь не может быть никаких соглашений, только личная подпись директора или уполномоченного должностного лица).
Пример 10
Свернуть Показать
Пример 11
Свернуть Показать
Если подписант указывается в тексте документа
Будьте внимательны - есть документы, в тексте которых указывается подписывающее их должностное лицо (не просто его должность, но и личность). Как правило, это делают в преамбуле. Она есть, например, в договорах и допсоглашениях к ним, важных документах об исполнении договоров (акты и др.), в доверенностях.
Это значит, что дублер должен фигурировать не только внизу документа (реквизит «Подпись»), но и вверху (в преамбуле, где и указывается основание полномочий подписанта):
Пример 12
Свернуть Показать
Если договор подписывал сам гендиректор, а в момент оформления допсоглашения к нему он отсутствует, то этот следующий документ может подписать и другое лицо, уполномоченное подписывать аналогичные договоры.
Когда нет возможности перепечатать проект документа
Итак, мы разобрались, где и как указывается должность при подписании документа дублером. Но что делать, если полученный проект документа с должностью и Ф.И.О. «основного» гендиректора исправить перед подписанием нереально? Зачеркивать устаревшие сведения и вписывать рядом новые?
Обратимся к устаревшим разъяснениям (т.к. ныне действующие этого момента вообще никак не проясняют).
Фрагмент документа
Свернуть Показать
«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33)
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Данное положение дублировалось и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Однако в заменивших ее Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) оно отсутствует. Здесь говорилось о возможности внести исправления «чернилами или машинописным способом», хотя ничего не говорилось о зачеркивании.
Если же обратиться к общей юридической практике, то исправления в документах (не носящих финансового характера) делать допускается следующим образом (исправление должны подтвердить своими подписями все стороны документа - см. «!» в Примере 13, в данном случае приложение копии доверенности к договору обязательно):
Пример 13
Свернуть Показать
Если должность руководителя вакантна
Возможна ситуация, когда руководитель уволился (или его уволили), а постоянную замену ему еще не подыскали. Как быть в этой ситуации?
Свернуть Показать
Наталья Комова , эксперт журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
Возможность образования временного единоличного исполнительного органа предусмотрена в п. 4 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Это возможно, если директор либо отстранен от должности, либо не может исполнять свои обязанности. Вопросы образования подобного «временного правительства» отнесены к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) либо общего собрания акционеров. В любом случае порядок образования временного исполнительного органа должен быть зафиксирован в уставе общества.
Что следует делать в возникшей ситуации «безвластия»? Обязательно ознакомиться с этим порядком и привести штатное расписание в соответствие с уставом. То есть если в уставе сказано, что временным единоличным исполнительным органом является, допустим, «вице-президент», убедиться, что в штатном расписании такая должность присутствует и делать его первым лицом в АО.
Отметим, что в Законе об ООО нет подобного пункта.
Как грамотно это оформить с позиции трудового законодательства? Начнем с того, что не существует ни должности, ни тем более профессии «исполняющий обязанности». Такое определение вы не встретите ни в ТК РФ, ни в другом нормативном правовом акте сферы труда. Однако существует понятие «исполнение обязанностей временно отсутствующего работника» (в ст. 60.2, 151 ТК РФ). Ключевые для нас слова - «временно отсутствующий», то есть это тот случай, когда определенный человек занимает должность руководителя, но он временно отсутствует на рабочем месте по причине отпуска, болезни, командировки и т.д. Для этих ситуаций ТК РФ предусмотрел совмещение должностей (расширение зон обслуживания, увеличение объема работ), временный перевод либо заключение срочного договора. Если же должность руководителя вакантна, будут действовать иные правила.
Итак, должности «исполняющий обязанности» кого бы то ни было не существует. Кроме того, в п. 2 указано, что нельзя исполнять обязанности по вакантной должности. Исключение - должность, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. И то в течение 2 месяцев вопрос о назначении на должность на постоянной основе должен быть решен. Данное исключение было актуально в период СССР, когда на высокие должности назначали «свыше». Сейчас оно может быть применимо к бюджетным учреждениям . Если вышестоящий орган назначил на вакантную должность временного исполняющего обязанности, то руководитель организации обязан не позднее месячного срока представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. В свою очередь вышестоящий орган в месячный срок со дня получения документов должен сообщить руководителю о своем решении. Таким образом, временный исполняющий обязанности может оставаться в этом статусе не более двух месяцев: в итоге он назначается на должность постоянно либо в случае отрицательного решения ему должна быть предложена другая работа. При отсутствии соответствующей работы или отказе от предложения он освобождается от работы по основаниям, предусмотренным законодательством, например, по соглашению сторон.
Если на вакантную должность хотят временно назначить заместителя директора (или другого сотрудника организации), ТК РФ позволяет сделать это в порядке временного перевода сроком не больше 1 года (ст. 72.2 ТК РФ). И не забывайте уведомить налоговые органы о новом «временном» руководителе. Не позднее чем через 1 год должен быть решен вопрос о постоянном переводе бывшего заместителя на должность директора либо об обратном переводе его на прежнюю должность.
Для назначения человека «со стороны» потребуется заключение срочного трудового договора на должность руководителя. Еще раз повторяем: назначать на должность «исполняющего обязанности директора» нельзя, да и нет необходимости, ведь заключение срочного трудового договора уже предполагает временность такой работы.
Подробнее о проверке контрагентов при помощи поисковой системы на официальном сайте ФНС России читайте в статье «
В этой заметке, дам ответ на часто встречающийся в практической деятельности вопрос о правовом статусе лица, исполняющего обязанности руководителя (генерального директора, директора). Кроме того, рассмотрим вопрос о том, как правильно указывать в преамбуле договора основание его полномочий (устав, приказ, решение и т.д.)
Подобные вопросы возникают из-за того, что в действующем законодательстве РФ нет четкого ответа на вопрос, что же представляет из себя исполняющий обязанности руководителя (и.о.)
Думаю, можно выделить две разновидности лиц, исполняющих обязанности, полномочия которых в договорных правоотношениях принципиально отличаются.
Первый случай. В организации есть действующий руководитель, при этом, его должность не является вакантной. Однако он планирует свое длительное отсутствие на рабочем месте (отъезд в командировку, уход в отпуск, плановое лечение в стационаре и т.п.). Заблаговременно он издает приказ о том, что во время его отсутствия его обязанности будет исполнять иное должностное лицо (как правило, один из заместителей руководителя). Исполняющий обязанности руководителя на период его временного отсутствия становится главой трудового коллектива организации. Работники должны будут подчиняться всем его приказам и распоряжениям.
Однако полномочия этого исполняющего обязанности на заключение договоров от имени организации должны оформляться не приказом, а доверенностью.
Дело в том, что приказ является внутренним распорядительным документом, его действие не выходит за рамки конкретной организации, в которой он издан. Кроме того, приказ не предоставляет гражданско-правовых полномочий, напротив, документом, который позволяет одному лицу действовать от имени другого, является именно доверенность (п. 1 ст. 185 ГК РФ).
Поэтому, при заключении договоров исполняющий обязанности руководителя подтверждает свои полномочия именно доверенностью, а не приказом.
Рассмотрим второй случай. Должность руководителя организации неожиданно оказалась вакантной. Допустим, лицо, ее занимавшее, уволилось по собственному желанию.
Руководитель имеет с юридическим лицом не только гражданско-правовые отношения, но и трудовые. ТК РФ не содержит норм, препятствующих любому работнику уволиться по собственному желанию вне зависимости от наличия каких-либо иных его обязательств перед работодателем.
И руководитель организации в данном случае не исключение. Предположим, учредители и (или) совет директоров не уверены в конкретном кандидате для занятия должности руководителя, за избрание которого они могли бы проголосовать на своем внеочередном заседании или собрании.
Поэтому они избирают не руководителя, а исполняющего обязанности, в большинстве случаев им становится опять же один из заместителей бывшего руководителя данной организации.
Как правило, срок его полномочий ограничен временными рамками, чаще всего он определяется вплоть до даты проведения очередного заседания или собрания. Хотя встречаются случаи, когда лицо находится в статусе исполняющего обязанности многие годы, что, впрочем, законодательству РФ не противоречит.
Такое лицо, исполняющее обязанности, непосредственно является единоличным исполнительным органом юридического лица. Его полномочия не нужно подтверждать доверенностью, т.к. они основаны на уставе, а также на протоколе внеочередного заседания совета директоров или общего собрания участников (акционеров, членов).
Таким образом, если в преамбуле договора имеется ссылка на то, что от имени одного из контрагентов будет действовать исполняющий обязанности руководителя, целесообразно, на мой взгляд, заранее (до фактического подписания договора) выяснить, каковы основания приобретения лицом соответствующего правового статуса.
Еще раз повторюсь, что разница лишь в одном: существует исполняющий обязанности при вакантной должности руководителя организации или же он функционирует параллельно с действующим руководителем.
Правовой статус лица, исполняющего обязанности руководителя (директора, генерального директора)
И оформлять документы? Что это за понятия, что они обозначают? Чем отличается врио директора от ИО директора? На эти и другие вопросы будут даны ответы в статье.
Что такое врио?
Довольно часто бывают ситуации, когда начальник организации уходит в отпуск и свои обязанности передает кому-то из сотрудников. Возникает вопрос: как верно и правильно все оформить? Дело в том, что Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит четких формулировок о временном замещении исполняющего обязанности. Для начала стоит разобраться, что же такое врио.
Врио - она как "временно Врио представляет собой дополнительную работу, которую будет выполнять сотрудник организации с его официального согласия. Как правило, представляет собой приказ, где сотрудник оставляет свою подпись. Стоит также отметить, что дополнительные обязанности, возложенные на работника, не должны выходить за пределы рабочего дня. Это также регламентируется Трудовым кодексом РФ. При этом сотрудник врио получает заработную плату - свою основную и за фактически занимаемую должность.
Что такое и. о.?
И. о. - это исполняющее обязанности лицо. Им может быть любой сотрудник организации. Назначается он в соответствии с соглашением. Как правило, должность и. о. занимают люди, способные оптимально и эффективно исполнять обязанности начальства. И. о. становятся такие лица, как заместитель, старший помощник и др.
Оформлять должность и. о. можно несколькими способами. Вот два основных варианта:
- Приказ по предприятию, когда, как правило, не открывается свободная вакансия. По сути, начальство само назначает себя и. о.
- Приказ после собрания директоров или общего собрания. Такая ситуация возможна, когда есть вакантная должность. При этом решение о назначении кандидатуры на пост директора должно быть принято ровно за месяц.
Врио и и. о.: основные отличия
Наконец, стоит рассмотреть один из самых важных вопросов: чем отличается врио от ИО? Дифференциация этих двух понятий прописана в статьях 151 и 74 Трудового кодекса РФ. Правда, положения этих двух статей не совсем хорошо отточены на практике, из-за чего зачастую и возникают проблемы.
Как уже было сказано выше, основным отличием между двумя рассматриваемыми понятиями является способ выполнения обязанностей. Так, если врио - это лицо, замещающее начальника, то и. о. - это человек, полностью выполняющий все возложенные на него руководящие функции до определенного момента. При этом и. о. вполне может занять место начальника в дальнейшем. Врио же такой возможности не имеет.
Конечно, существует и множество других моментов, которые указывают на различия между понятиями. Регламентирует их, конечно же, Трудовой кодекс РФ. Что это за моменты? Об этом и будет рассказано далее.
Дополнительные отличия между и. о. и врио
Зачастую два рассматриваемых понятия позиционируются как синонимы. Это, конечно же, в корне неверно. Наверное, стоит более подробно рассмотреть отличия врио от ИО. В чем разница между этими двумя терминами?
- Обязанности. И. о. - лицо, которое, по сути, переводится на совершенно новую работу. Тем временем человек, временно исполняющий обязанности (врио), может и совмещать свои начальствующие функции с основной должностью.
- Временные рамки. Врио - это лицо, исполняющее обязанности ровно до того момента, как руководитель организации вернется. Лицо и. о. обязано занимать должность руководителя ровно до тех пор, пока не будет найден человек, который окончательно займет место начальника. Зачастую и. о. сам становится руководителем по истечении некоторого времени.
- Вакантное место. Врио - это временное назначение при отсутствии начальника, и. о. - когда руководителя нет вовсе.
Таким образом, разница между и. о. и врио не так уж и велика. Все дело, скорее, в формальностях для правильного заполнения документов.
Когда нужно использовать врио и и. о.
Рассматриваемые должности применяются далеко не всегда. Существуют определенные требования, согласно которым назначаются лица врио и и. о. Стоит подробнее разобрать, когда именно необходимо использовать данные термины.
Временное исполнение обязанностей применяется, когда начальник:
- болеет;
- ушел в отпуск;
- временно неспособен осуществлять свои должностные обязанности.
Исполнение обязанностей применяется, когда:
- должность руководителя свободна и идет поиск лица на это место;
- должность руководителя является выборной и какое-то время определенному лицу необходимо поработать в качестве и. о.
Наверное, могут быть и другие ситуации, в соответствии с которыми происходит назначение тех или иных лиц на должность и. о. или врио. Тем не менее все вышеперечисленные моменты прописаны в ТК РФ, из-за чего именно их и стоило указать.
Правильное оформление врио и и. о.
Проблемы с рассматриваемыми понятиями зачастую случаются из-за неверного их оформления. Сотрудники различных организаций не до конца разбираются в том, как именно нужно заполнять формы и. о. и врио. Как правильно писать и оформлять документы на исполнение обязанностей? Ответ на этот вопрос будет приведен далее.
На самом деле все довольно просто. В первую очередь все завит от того, кто именно является лицом, обязанности которого необходимо исполнять. Если это, например, генеральный директор, то так и пишется: "Врио генерального директора (далее ставится подпись) И. И. Иванов". То же самое, но с соответствующим оформлением, в случае если замещаются должности начальника, ректора и т. д.
Пример можно видеть на фото ниже.
Если же документ будет адресован иностранному лицу, то "врио" и "и. о." нужно заменить на соответствующие обозначения. На английском это будет выглядеть следующим образом:
- врио - Interim Director General;
- и. о. - Acting Director General.
Таким образом, вопрос о том, как писать врио и и. о., оказывается довольно простым.
Проблема с оформлением врио
Начальник уходит в отпуск, назначается врио. Но вдруг руководитель внезапно возвращается. Казалось бы, ничего страшного не происходит. Деятельность предприятия не парализуется, не расторгается. Но внезапно оказывается, что, хоть врио и был назначен директором, сам директор целиком зависим от общего собрания. Что делать с лицом врио? Как правильно поступить? Ведь происходит Исправить подобную ситуацию можно только в рамках самого предприятия. Однако стоит учитывать один важный момент: в Уставе организации обязательно нужно прописывать, что врио должен назначаться с согласия всего общего собрания, а не только директора.
В остальном же проблем возникнуть не должно. Стоит отметить, что конфузы с врио случаются гораздо реже, чем с и. о. В основном это связано с тем, что временное исполнение обязанностей какого-либо лица вовсе не означает прекращение деятельности самого руководителя.
Проблемы с оформлением и. о.
Зачастую происходит следующая ситуация: директор уволен или снят с должности, назначается лицо и. о. Через некоторое время оказывается, что директор восстановлен в должности, либо и вовсе никогда уволен не был. Что же делать в сложившейся ситуации? В этом случае придется повторить все процедуру заново. Нужно взять форму (P14001) и отправиться с ней в нотариат. После этого нужно зарегистрировать все произошедшие изменения в банке и налоговой инспекции. Получается, что ничего особенно страшного как будто бы и не происходит. Но помучиться некоторое время с документами, конечно же, придется.
Следующая конфузная ситуация, которая может возникнуть, - это окончание сроков и. о., когда человек на место начальника еще не найден. В принципе, ничего страшного в подобном происшествии нет. Как банки, так и налоговые инспекции спокойно идут на компромисс с организацией, соглашаясь продлить все необходимые сроки. Однако стоит всегда назначать человека на должность руководителя своевременно.
