Эффективность организационной структуры. Организационные структуры
Была обозначена Максом Вебером (немецким социологом).
Ученым была сформулирована концепция, включающая определенные законы, принципы и критерии управленческой структуры. На практике линейно-функциональная структура управления использует принципы, построенные на группировке структурных подразделений: функциональный, процессный, проектный, продуктовый и контрагентский. Само двойное название данного понятия предусматривает двойственность его сути.
Определение
Согласно Современному экономическому словарю, линейно-функциональная структура управления относится к формам управления субъектом хозяйствования, в которых проводится комбинация линейного и функционального управления, что позволяет достигать сочетания различных форм управления (централизация и децентрализация).
Рассматривая различные аспекты такой организационной структуры, необходимо в первую очередь обращать внимание на ее способность содействовать достижению высокого уровня экономической эффективности деятельности субъекта хозяйствования. Линейно-функциональная организационная структура управления отвечает за обеспечение максимального экономического эффекта определенному предприятию, осуществляющему свою деятельность в некоторых рыночных условиях.
Принципы использования структуры
Данная управленческая система должна предусматривать единоличное руководство компанией одним человеком - директором. При необходимости реализации некоторых изменений в компании с целью улучшения ее деятельности нижними структурными подразделениями готовятся соответствующие проекты решения, рассматриваемые руководителем для принятия либо непринятия его.
Использование данной структуры в различных компаниях
Линейно-функциональная структура управления организацией используется различными субъектами хозяйствования: от небольших компаний, осуществляющих деятельность в разных рыночных условиях, до профильных субъектов, работающих только в стабильных рыночных условиях. С увеличением масштабов предприятия растет количество уровней иерархии и затягивается время принятия решений. Для крупного предприятия, осуществляющего свою деятельность в условиях динамического рынка, является необходимостью наличие в нем специальных структурных подразделений, способных упростить и сократить процедуру принятия управленческих решений. Другими словами, осуществляется переход к иным управленческим структурам. Возможно применение также структур с горизонтальными связями. Таким образом, различные современные субъекты хозяйствования ориентируются на уменьшение количества уровней иерархии.
Е.В. Лондарь, директор по персоналу
Цикл статей «7 камней преткновения на пути построения эффективной системы управления персоналом» освещает основные причины, мешающие созданию эффективно работающей системы управления людьми, процессами, организацией, среди которых мы выделили:
- неоптимальные численность и расходы на персонал-
- отсутствие эффективной организационной структуры, четкого, рационального распределения функций между работниками-
- низкая производительность труда, отсутствие оценки эффективности труда отдельно взятых работников-
- отсутствие системы мотивации персонала-
- качество (квалификация) кадрового состава-
- отсутствие системы внутренних коммуникаций между работниками и/или руководством организации-
- напряженная эмоциональная атмосфера в коллективе, связанная с множеством демотивирующих факторов на предприятии, неудовлетворенность работников.
В предыдущей статье мы рассматривали вопросы неоптимальной численности и расходы на персонал. Темой сегодняшней публикации станет отсутствие эффективной организационной структуры, четкого, рационального распределения функций между работниками.
Договоримся об определенияхДля начала давайте определимся, что мы будем называть эффективной организационной структурой. Словарь экономических терминов предлагает нам следующее определение организационной структуры:
Совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений.
Эффективность же - это способность системы производить при ее изменении (и при изменении условий ее функционирования) больший экономический эффект, чем в других условиях, а также реализация этой способности.
Иными словами эффективная организационная структура - это такая система взаимоотношений между должностями и людьми в организации, которая обеспечивает наибольший возможный результат при наименьших затратах в существующих условиях.
Назначение структуры заключается в распределении работ между членами организации и координации их действий, направленных на достижение общих целей организации. Структура определяет задачи и ответственность работников, рабочие роли и взаимоотношения, а также коммуникации между ними.
Структура позволяет осуществлять управление и служит основой порядка и дисциплины, благодаря чему действия организации могут планироваться, организовываться, направляться и контролироваться.
Так как сейчас у нас нет задачи подробно описывать все типы организационных структур, просто напомним их:
- Линейная
- Функциональная
- Линейно-функциональная
- Дивизиональная
- Матричная
В чистом виде они практически не встречаются в современных организациях, как правило складывается множественная структура , которая объединяет различные структуры на разных ступенях управления. Например, филиальная структура управления может применяться для всей фирмы, а в филиалах - линейно-функциональная или матричная.
Мы не будем останавливаться на достоинствах и недостатках различных типов организционных структур, поговорим лучше о причинах неэффективности организационных структур.
Причины неэффективности организационных структурЖила-была компания, бизнес развивался, появлялись клиенты, которые приносили деньги, клиентов становилось больше и больше, нанимались новые люди, и как-то всё само работало. Постепенно компания обрастала всякого рода инструкциями, потому что уже непонятно было, кто чем занимается, за что отвечает, появились проблемы с управлением организацией и персоналом.
Или вдруг собственник обнаруживал, что перспективы развития бизнеса есть, есть желание и возможности для развития бизнеса, но он не развивается дальше определенного уровня, несмотря на все усилия и затраченные финансы.
Или бизнес развивается настолько быстро и стихийно, что у владельца или руководителя возникает ощущение, будто контроль уходит из его рук, возникает замешательство и фрустрация.
Все эти проблемы возникают, как правило, из-за отсутствия четкого понимания:
- Ценности, которую производит бизнес, а соответственно, роли, которую выполняет каждый сотрудник при создании продукта/услуги-
- Производственного цикла, то есть того, что и в какой последовательности нужно делать, чтобы в конечном итоге потребитель получил «ценность» - продукт/ услугу, за которые он готов будет заплатить свои деньги-
- Функциональных обязанностей, как своих, так и других работников, что нарушает коммуникации между людьми/подразделениями, удлиняет производственный процесс, порождает конфликты, при этом некоторые функции могут быть задвоены, перепутаны, а некоторые «висеть» в воздухе, ни за кем не закрепленные и никем не выполняемые-
- Норм загрузки персонала, из-за чего некоторые сотрудники могут быть перегружены работой, а некоторые недозагружены, что приводит к конфликтам в области оплаты труда, демотивации сотрудников, текучести кадров-
- Организационной структуры организации, хоть как-то оформленной и доведенной до сведения персонала.
Если понимать ценность, которую создает бизнес, производственный цикл, функциональные обязанности работников, контролировать их загрузку, то организационная структура вырисовывается сама. Мы знаем, для чего мы работаем, кто что делает, как делает, кто кому подчиняется.
Почему организационные структуры бывают неэффективными, если все так просто? Чаще всего, потому что не доходят руки «пригладить» структуру, вырезать лишнее, переподчинить подразделения, отойти от традиционной модели выполнения работы к проектной, пересмотреть функции и загрузку персонала. Конечно, случаются и перекосы, когда при создании организационной структуры уделяется больше внимание не реальному положению вещей, а раздаче титулов и званий вне зависимости от компетенции и сферы ответственности руководителя. Бывает, что не хватает кругозора и стратегического видения ситуации сверху, проще продолжать работать по старинке, ничего не меняя, хотя и штат увеличился вдвое, и новые продукты/услуги появились…
Конечно, ситуацию необходимо менять, приводя организационную структуру в соответствие с жизненными реалиями, учитывая создаваемые компанией ценности, производственный процесс, функциональные обязанности сотрудников и нормы загрузки персонала.
Как оценить эффективность организационной структуры?Для того, чтобы оценить эффективность организационной структуры своего предприятия, необходимо ответить на вопросы о ценностях, производственном цикле, функциональных обязанностях, загруженности персонала, перечисленные в предыдущем разделе. Если Вы собственник или руководитель организации, кроме этого необходимо оценить:
1. Насколько выросли расходы организации за последние 3 года?
2. Насколько изменились численность и ФОТ (фонд оплаты труда) организации за последний год?
3. Сколько новых продуктов/услуг появилось?
4. Что изменилось в стратегии развития предприятия?
5. Есть ли проблемы с управлением организацией и персоналом?
А также если на предприятии Вы обнаружили:
- Низкий уровень мотивации-
- Бюрократизацию и медленное принятие решений-
- Конфликты и отсутствие координации-
- Высокие темпы роста затрат (особенно административных)-
- Неспособность организации новаторски отвечать на изменение обстоятельств.
Вам будет легко понять, следует ли менять существующую организационную структуру. Надеюсь, вопрос необходимости самого существования организационной структуры предприятия, не стоит.
При построении организационной структуры следует учитывать существующий международный опыт и подходы к содержанию и необходимым элементам структуры организации.
По мнению небезызвестного профессора, классика менеджмента, Генри Минцберга, например, за разными способами построения эффективной организационной структуры стоит всего несколько базовых конфигураций (Рис.1):
Рис. 1. Пять основных частей организации.
Г. Минцберг предлагает осуществлять проектирование организационной структуры путем выделения пяти базовых конфигураций:
- Стратегическая вершина – люди, несущие всю полноту ответственности за организацию-
- Среднее звено – менеджеры, осуществляющие прямой контроль от стратегической вершины до операционного ядра-
- Операционное ядро – работники, выполняющие основную деятельность, связанную с производством товаров и услуг-
- Техническая структура – аналитики, специализирующиеся на вопросах управления и определяющие формы стандартизации в организации-
- Вспомогательный персонал – сотрудники, обеспечивающие поддержку рабочих процессов.
Если организационная структура Вашего предприятия содержит перечисленные выше элементы, между ними есть соответствующие четко обозначенные связи, и, самое главное, есть понимание целостной картины Вашего бизнеса, скорее всего, проблем с эффективностью структуры не возникнет.
Основные шаги по переходу к эффективной структуре.Как правило, когда становится очевидной необходимость изменения организационной структуры предприятия, первое, что хочется сделать, это оптимизировать штат. Задачу чаще всего ставят следующим образом:
- Сократить 10% персонала предприятия-
- Каждое подразделение сократить на четверть.
Но начинать нужно с другого:
1. Прежде всего, следует сформулировать новые цели, стратегию предприятия.
2. Описать основные бизнес-процессы, новый производственный цикл.
3. Определить, могут ли существующие подразделения выполнять необходимые функции, обеспечивать новые бизнес-процессы, или нужно создавать новые, перераспределять функции и ответственность.
4. Спроектировать организационную структуру предприятия с наименьшими затратами, временными, финансовыми, психологическими.
5. Закрепить зоны ответственности, функции, иерархию управления нормативными документами (должностными инструкциями, штатным расписанием).
6. Довести новую организационную структуру до сведения персонала, провести необходимые разъяснения, обучение.
Рис. 2. Разработка структуры организации.
Кстати, наиболее распространенной ошибкой на российских предприятиях при разработке организационной структуры является непонимание всей важности и необходимости ознакомить с нововведениями персонал. Всё разработали, нарисовали, оформили, а что дальше с этим делать, не знаем. Или знаем, но ленимся. Или считаем, что «негоже холопам ведать». А ведь именно от реализации всего перечня вышеперечисленных мер в указанной последовательности зависит успех мероприятий по созданию эффективной организационной структуры.
Таким образом мы рассмотрели организационную структуру предприятия с точки зрения ее эффективности, изучили инструменты оценки существующей на предприятии структуры, основные шаги по созданию эффективно работающей структуры, в которой каждый работник знает свое место, функциональные обязанности, ответственность и вклад в создание общей ценности – продукта/услуги организации. В следующей статье мы поговорим о низкой производительности труда и оценке эффективности труда отдельно взятых работников.
Готовя очередную Служебную записку своему руководителю, я немного перестарался. Служебка вышла на 30 страниц с таблицами, схемами и графиками. Озаглавлен этот документ «Как создать в компании эффективную систему». Кому-то это может показаться банальным и неинтересным, но многие, мне кажется, смогут найти в этом что-то полезное для себя или своего бизнеса.
Предлагаемый документ затрагивает как фундаментальные, общеизвестные термины и понятия, так и размытые, нечёткие определения, смысл которых разнится в зависимости от контекста и читателя. Для того чтобы минимизировать разночтения, каждый раздел снабжается словарём. При этом есть важные вещи, общие для всего документа, о которых я бы хотел договориться, прежде чем двигаться дальше.
Совет: прежде чем начинать читать новый раздел, просмотрите его словарь. Не обязательно его прочитывать, важно хотя бы ознакомиться. Это позволит вам в случаях, когда вы встретите в тексте формулировку, вызывающую вопросы, вспомнить, что автор позаботился расшифровать её в словаре.
Цель бизнеса
Прежде всего, предлагаю определиться, для чего нам всё это? Какова цель создания и функционирования нашей компании? Я считаю, что любой бизнес создаётся только с одной целью:Прибыль сегодня и в долгосрочной перспективе.
Простая и понятная цель, любое отклонение от которой является заблуждением. Наиболее часто встречаемый вариант этого заблуждения – подмена первой части «прибыль сегодня» на что-то эфемерное, социальное и т.д. Я настаиваю: компания НЕ МОЖЕТ нести красоту в мир, создавать рабочие места, дарить счастье и радость, если в компании не организован достаточный денежный поток!
Второй класс заблуждений касается долгосрочных перспектив: очень часто можно встретить желание собственника сократить цель до сиюминутной выгоды. В этом случае возможны два варианта – либо перед нами не бизнес, а одна из популярных в 90-е годы прошлого века «схемочек», призванных сорвать денег и убежать, либо нет чёткого понимания системы бизнеса, в котором «миграция» по рынкам – часть стратегии.
Структура бизнеса
Бизнес – это система. Компания – это взаимосвязанные части одного большого механизма, каждая из которых решает конкретную задачу на пути к достижению цели (см. выше). И как в любом сложном механизме, некорректная работа одного, пускай даже самого малого, узла приводит к нестабильной работе всей системы. (Желающие убедиться могут подойти к своему автомобилю и срезать ремень ГРМ).Восприятие бизнеса, как механизма, даёт нам понимание нескольких базовых принципов, которые очевидны, но ускользают от нас каждый раз, когда мы смотрим на нашу компанию. Итак, мы договорились, что
Компания – это сложный механизм (система) для зарабатывания денег сегодня и в будущем.
На основе одной только этой предпосылки можно сделать несколько выводов. Некоторые из них покажутся очевидными, некоторые совершенно нелепыми. Но, как помните, мы договариваемся о базовых понятиях:
Вывод 1: Существуют общие законы существования и развития систем, независимые от окружения: техника, общество, биология и т.д. И бизнес-система этим законам тоже подчиняется.
В качестве примера вспомним уже сломанный нами ГРМ. В форме закона это можно было бы сформулировать так: «Вывод из строя элемента, участвующего в выполнении ключевой функции системы, делает неработоспособной всю систему независимо от количества остальных элементов».
Вывод 2: Система создаётся для реализации одной главной функции, и это достигается путём выполнения конечного набора последовательных операций (подфункций). Качество и скорость реализации главной функции зависит от верно выбранной последовательности и качества выполнения подфункций.
Сдвинуть автомобиль = забрать порцию топлива -> взорвать топливо -> передать энергию
Вывод 3: Связи между элементами системы так же важны, как и сами элементы.
Я уверен, в ваших автомобилях стоят неплохие двигатели. Весьма вероятно, вы используете хорошие шины. Но если их не связать в единое целое, то, как бы хороши они не были, автомобиль никуда не тронется.
Вывод 4: В общей массе подфункций существует критичная цепь, обеспечивающая основную функцию и неограниченное количество побочных цепей, улучшающих, мешающих или не влияющих на основную.
Основная функция моего автомобиля – перевозить меня. Подфункция «амортизировать неровности дороги» улучшает основную, «хранить вещи в багажнике» - ухудшает, «воспроизводить музыку» - никак не влияет на ходовые качества и скорость передвижения. Обратите внимание, что если бы основная функция была «демонстрировать мой статус», то влияние подфункций значительно бы изменилось.
Управление бизнесом
Очевидно, что сложная система должна как-то регулироваться. Понимая, что минимальной структурной единицей компании является конкретный работник, разумно предположить, что и управлять (реализовывать функцию управления) будет тоже человек. При этом для всех очевидно, что задача уборщицы – содержать офис в чистоте. Её функция – «чистить офис». Так и у любого управленца есть своя функция.Задача предпринимателя состоит в том, чтобы построить и поддерживать систему, способную максимально эффективно выполнять свои функции, потребляя при этом минимально необходимое количество ресурсов.
При этом любая компания имеет структурные подразделения, во главе которых стоит управленец. Задача и функция управления проходит через всю оргструктуру компании: генеральный директор организует работу отделов, руководители отделов организуют работу рядовых сотрудников, рядовые сотрудники организуют работу своих инструментов. Чем эффективней реализуется функция управления на каждом уровне, тем лучше работает компания в целом и тем меньше потребляет ресурсов.
Важное замечание: эффективная работа – не означает загруженность на 100%!
Структура этого документа
Если не считать данного раздела и заключения, то документ разбит на четыре части, описывающие компанию с разных сторон, а именно:- Бизнес-процессы;
- Финансы;
- Люди;
- Рынок;
Раздел «Бизнес-процессы» является самым значимым в документе, поскольку процессный подход имеет обширнейший инструментарий для построения и описания эффективных организаций. При этом я абсолютно уверен, что построение структуры процессов первично при рассмотрении любой системы. Сначала необходимо понять, ЧТО делает система, а потом уже при помощи КАКИХ ресурсов.
«Финансы» следуют сразу же за бизнес-процессами, поскольку, как мы отмечали ранее, являются необходимым условием жизнеспособности компании. Помимо этого описание финансовых потоков очень близко к процессному подходу и во многом перекликается с ним.
Следующим шагом представляется разумным скоординировать людей, составляющих нашу организацию, поскольку без них два предыдущих пункта являются не более чем красивой теорией.
И финальный этап – «рынок», поскольку мы можем производить самый лучший продукт, за самые маленькие деньги усилиями самых талантливых людей, но если он не нужен на рынке, то всё вышеописанное не имеет смысла.
Ещё раз акцентирую внимание, что расположение разделов в этом порядке не означает, что мы сначала делаем одно, потом второе и т.д. Любое наше решение мы ОБЯЗАНЫ рассматривать с этих четырёх точек зрения ОДНОВРЕМЕННО. Представленный порядок – не более чем способ повествования.
Тема 1. Вопрос 7. Перечислите и обоснуйте состав организационного проекта систем управления производственных и территориальных образований
Проектирование организации связано с принятием ее руководством решений, относящихся ко многим областям жизнедеятельности организации. Эти решения касаются таких элементов организационной структуры, как:
1. Уровень разделения труда и специализации: эффективного и производительного функционирования организации невозможно достичь, когда один из ее членов или одна ее частей делают все, чем занимается организация, либо когда все ее члены или ее части делают одно и то же. Поэтому в любой организации существует разделение труда между ее членами или частями.
2. Департаментизация и кооперация: рост специализации отдельных работ в организации ограничивается возможностями по их координации. Разрешить эту проблему можно, если начать группировать схожие работы и их исполнителей, т.е. начать осуществлять определенное организационное обособление исполнителей схожих работ. Данный процесс организационного обособления сгруппированных на определенной основе работ называется департаментизацией. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник.-М:ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.-221с
3. Связь между организацией и координация их деятельности: в организации, состоящей из многих частей, должна осуществляться координация их деятельности. Данная координация выступает основной структуры организации, которую обычно определяют как совокупность устойчивых связей в ней.
4. Масштаб управляемости и контроля: При проектировании организации происходит группирование людей и работ по какому-либо принципу или на основе какого-либо критерия. В ходе группирования наступает этап, когда необходимо принимать решение относительно того, сколько людей или работ непосредственно может быть эффективно объединено под единым руководством. В организации каждый из руководителей ограничен временем, знаниями и умениями, а также максимальным количеством решений, которые он может принять с достаточной степенью эффективности. Именно поэтому необходим масштаб управляемости и контроля.
5. Иерархия организации и ее звенность: иерархия в общем означает расположение частей целого в порядке от высшего к низшему, а для организаций - это просто структура управления, или звенность. Управление организацией: учебник/ под редакцией А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М,2003.-463с
Тема 2. Вопрос 1. Дайте определение понятия «управление» и объясните, почему управление может осуществляться только в социальных системах
Термин «управление» произошел от старорусского слова «управ», то есть способность с кем-то управляться. В широком смысле под ним понимается деятельность по упорядочению процессов, протекающих в природе, технике и обществе, устранению их энтропии (дезорганизации), неопределенности и приведению в нужное состояние с учетом тенденции их развития и изменения среды. Лебедев О.Т. Основы менеджмента.-СПб.: «МиМ»,1998.-149с
Иными словами, управление должно обеспечивать упорядоченность соответствующей системы, ее целостность, нормальное функционирование и развитие.
Любая управленческая деятельность состоит из следующих этапов:
1. получение и анализ информации;
2. выработка и принятие решений;
3. организация их выполнения;
4. контроль, оценка полученных результатов, внесение корректив в ход дальнейшей работы;
5. вознаграждение или наказание исполнителей. Басовский Л.Е. Менеджмент: Учебное пособие.-М:ИНФРА-М,2003.-95с.
Управление бывает естественным, техническим и социальным.
Объектом естественного управления являются процессы, протекающие в природе, например развитие растений, движение водных потоков.
К техническому относится управление рукотворными объектами, например автомобилем и т.д.
Непосредственным объектом социального управления являются люди, их поведение.
Управление как деятельность реорганизуется в совокупности управленческих процессов, т.е. целенаправленных решений и действий, осуществляемых менеджерами в определенной последовательности и комбинации.
Если управленческая деятельность полностью или частично решает поставленную задачу, воплощается в ожидаемый результат, причем обеспечивает его достижение на основе оптимального использования имеющихся ресурсов, то она считается эффективной. В первом случае речь идет о внешней эффективности, во втором - о внутренней.
Управление обладает свойством системности.
Специфической формой системы является социальная система (общество, фирма, коллектив и т.д.)
Социальные системы являются упорядоченными, целостными; функционально и технологически неоднородными; иерархичными по структуре; динамичными с точки зрения состава и количества элементов.
Обычно они постоянно развиваются, эволюционируя в направлении усложнения, хотя иногда могут деградировать.
Для того, чтобы социальная система была устойчивой, а следовательно, жизнеспособной, она должна обладать управляющим элементом (системой управления). Именно поэтому управление может существовать только в социальной системе, т.е. в системе, которая характеризуется упорядоченностью, структурностью, целостностью. Только в перечисленных условиях может существовать управление.
Тема 3. Вопрос 7. Обоснуйте порядок проектирования информационного обеспечения
Информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой организации. Именно поэтому необходимо его проектирование.
Порядок проектирования информационного обеспечения следующий:
1. Фиксация элементов информационной базы, установление количества и качества информации, которая необходима для данной организации
2. Выбор конфигурации элементов
3. Проектирование структуры
4. Разработка регламента процессов
5. Проектирование технологии информационного обеспечения. Лебедев О.Т. Основы менеджмента.-СПб.: «МиМ»,1998.-140с
Тема 4. Вопрос 1. Дайте определение понятия «организационная структура управления» и опишите, как реализуются в системе управления линейные и функциональные связи
Построение структуры управления организации - это важная составная часть общей функции управления - организовывания, одной из центральных задач которой является создание необходимых условий для выполнения всей системы планов организации. Ее реализация может потребовать реструктуризации как самой организации, так и ее управляющей системы, а также создания условий для формирования высокочувствительной к изменениям культуры организации. Виханский О.С., Наумов А.И.-М:Гардарики, 2002.-96с.
Между структурой управления и организационной структурой существует тесная связь: структура организации отражает принятое в ней разделение работ между подразделениями, группами и людьми, а структура управления создает механизмы координации, обеспечивающие эффективное достижение общих целей и задач организации. Как правило, мероприятия по проектирования или изменению состава самой организации (разукрупнение, объединение, слияние с другими организациями и т.д.) вызывают необходимость соответствующих перемен в структуре управления.
Структура управления представляет собой упорядоченную совокупность связей между звеньями и работниками, занятыми решением управленческих задач организации. В ней выделяют такие понятия, как элементы, связи и уровни.
Отношения между элементами поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные.
Кроме того, связи в структуре управления могут носить линейный и функциональный характер.
Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между так называемыми линейными руководителями, т.е. лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений.
Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления.
Тема 5. Вопрос 5. Нормативные требования формирования прав и ответственности в должностных инструкциях. Приведите пример этих разделов какой-либо конкретной должностной инструкции
В должностной инструкции должны в полной мере освещаться такие вопросы, как его право на отдых, на получение заработной платы, на выходные дни и т.д., а также прямые обязанности, связанные с его деятельностью на предприятии.
Должностная инструкция специалиста по адаптации персонала:
Специалист по адаптации персонала должен знать организационную структуру организации, технико-технологические особенности и потребности производства, корпоративные требования к труду и этике, психологические особенности процесса первичной и вторичной адаптации.
Должен владеть основами психологии адаптации в коллективе, способностями внушения и убеждения в значимости адаптации, навыками распознавания скрытых проблем адаптации и причин их возникновения.
Должен уметь выявлять и разрешать конфликтные ситуации до наступления глубокого кризиса, исходом которого может стать увольнение работника, падение трудовой дисциплины, производительности труда; обнаруживать внутренние резервы быстрой и беспрепятственной адаптации новых работников в коллективе.
Должен периодически контролировать ход процессов адаптации в организации, проводить разъяснительную работу, консультации, лекции, «круглые столы», доносить информацию о необходимости мероприятий по адаптации до всех работников организации.
Список использованной литературы
1. Басовский Л.Е. Менеджмент: Учебное пособие.-М:ИНФРА-М,2003.-216с.
2. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник.-М:ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.-504с.
3. Виханский О.С., Наумов А.И.-М:Гардарики, 2002.-288с.
4. Лафта Дж.К. Менеджмент: Учебное пособие.-М.:ТК Велби, 2004.-592с.
5. Лебедев О.Т. Основы менеджмента.-СПб.: «МиМ»,1998.-325с
6. Управление организацией: учебник/ под редакцией А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М,2003.-716с.
Организации создают структуру для того, чтобы обеспечивать координацию и контроль деятельности своих подразделений и работников. Структуры организаций отличаются друг от друга сложностью (т.е. степенью разделения деятельности на различные функции), формализацией (т.е. степенью использования заранее установленных правил и процедур), соотношением централизации и децентрализации (т.е. уровнями, на которых принимаются управленческие решения).
Строение организации отражает ее структурная схема. Объединение организации в единое целое связано с использованием систем информации и механизмов связи, дополняющих ее структурную схему. Схема любой организации показывает состав отделов, секторов и других линейных и функциональных единиц. Именно поведение персонала определяет эффективность функционирования организационной структуры в большей мере, чем формальное распределение функций между подразделениями. организационную структуру любой коммерческой фирмы следует рассматривать с учетом разных критериев.
Особенности национальной культуры управления не оставляет надежд на то, что все само собой образуется. Практика показывает, что самые выигрышные экономически просчитанные проекты и бизнес-планы можно успешно провалить. Причина одна - бездарная организация и управление.
Вместе с тем опыт показывает, что даже в неблагоприятных экономических условиях, но при разумной организации дела можно добиться многого.
Организационная структура, даже если она идеально отлажена на какой-то момент времени, уже в следующий момент требует коррекции и настройки, иначе изменениями внешних или внутренних условий функционирования приводят организацию к диспропорциям. Если такая коррекция своевременно не проведена, диспропорции накапливаются и усиливаются негативные проявления.
Эффективность организационной структуры поддерживается постоянным регулированием, адаптацией ее конфигурации и пропорций к множеству изменений внешних и внутренних (структурообразующих) факторов, к которым относятся:
1. Цены и спрос на товары и услуги, сырье, материалы, стоимость рабочей силы, налоги;
2. Банковские процентные ставки;
3. Административное законодательство;
4. Технология производства, включая оборудование;
5. Численность, квалификация, образование, способности работников;
6. Производственные площади, всевозможные нормативы и многое, многое другое.
Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления. Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учетом двух направлений оценки ее функционирования:
1. по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации;
2. по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию, организации и результатам.
Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на ее функционирование. Критерием эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры служит возможность более полного и стабильного достижения установленных целей или сокращения затрат на управление, эффект от реализации которых должен за нормативный срок превысить производственные затраты.
Правила (призаки) построения:
1. Оптимальность – сокращение числа ступеней и уровней управления при
установлении рациональных связей между ступенями, уровнями и звеньями
управления.
2. Адаптивность – приспособляемость структуры к изменениям внешней среды.
3. Оперативность – быстрота реакции на принятие управленческих решений, а
также быстрое и чёткое их доведение до управляемой системы.
4. Надёжность – достоверность передачи всей информации от управляющей системы
к управляемой и обратно.
5. Экономичность – минимизация затрат на содержание аппарата управления, при
Элементы и признаки эффективности организационной структуры.
Организационная структура - это целостная система, специально разработанная таким образом, чтобы работающие в её рамках люди могли наиболее эффективно добиться поставленной цели
Признаки эффективной организационной структуры :
1. Структура соответствует стратегии организации.
2. Структура соответствует среде функционирования организации.
3. Отсутствие противоречий между элементами оргструктуры.
Понятие организации и её функции.
Для эффективного функционирования менеджмента должна быть создана организация, в которой осуществляется деятельность менеджеров.
Понятие организации с течением времени претерпело ряд существенных изменений. На начальном этапе организация представлялась как структура любой системы. Когда "менеджмент" как наука выделился в самостоятельную область знаний, слово "организация" стало ассоциироваться с сознательно определенной, заданной структурой ролей, функций, прав и обязанностей, принятых на предприятии (в фирме). Т.е. под "организацией" следует понимать предприятие, фирму, учреждение, ведомство и иные трудовые формирования.
Из всего многообразия определений понятия "организация" можно выделить следующие.
1. Организация как процесс, посредством которого создается и сохраняется структура управляемой либо управляющей системы.
2. Организация как совокупность (система) взаимоотношений, прав, обязанностей, целей, ролей, видов деятельности, которые имеют место в процессе совместного труда.
3. Организация как группа людей с общими целями. Чтобы считаться организацией, трудовое формирование должно" отвечать следующим обязательным требованиям
1) наличие не менее двух людей, которые считают себя частью этой группы; *""
2) наличие по крайней мере одной общественно полезной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы;
3) наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.
Таким образом, организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей
цели или целей.
Основная функция организации - адаптация, рост, развитие. Дихотомическая классификация функций: внешние и внутренние функции.
Внутренние функции - это самоорганизационный процесс, имеющий отношение к системе оплаты, власти, авторитету в данной организации, психологическому климату, дисциплине, корпоративным культурным ценностям, одним словом, организационной культуре.
Внешние функции определяют активность организации в рыночной, технологической, информационной, правовой, культурной среде. Выживаемость организации - результат взаимодействия двух функций: внешних и внутренних.
Функции организаций (П. Друкер).
1. Маркетинг.
2. Инновация.
3. Организация человеческой деятельности.
4. Обеспечение источников финансирования.
5. Обеспечение физическими ресурсами.
6. Поддержание социальной ответственности.
7. Обеспечение дохода и прибыли.
